Gebruiksvoorwaarden

1. Contractspartijen

Deze Gebruiksvoorwaarden regelen het gebruik van het Syndico-platform door u als Klant. De overeenkomst wordt aangegaan tussen enerzijds Syndico en anderzijds de Klant:

Syndico, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0725.451.617, met maatschappelijke zetel te Vlaamsekaai 92 bus 3, 2000 Antwerpen, België (hierna "Syndico", "wij", "we" of "ons").

De Klant is de rechtspersoon (Vereniging van Mede-Eigenaars of de beheerder die namens de VME optreedt) die een account op het platform aanmaakt en de dienst afneemt.

Door een account aan te maken, door het platform te gebruiken, of door een betaling voor een abonnement te verrichten, bevestigt u deze Gebruiksvoorwaarden te hebben gelezen, begrepen en aanvaard, en verbindt u zich ertoe ze na te leven.

2. Voorwerp en toepassingsgebied

Syndico is een Software-as-a-Service (SaaS) platform dat kleine Belgische Verenigingen van Mede-Eigenaars (VME's) ondersteunt bij het dagelijks beheer: documenten, eigenaars, appartementen, facturen, vergaderingen, taken en interne communicatie. Het platform is vandaag gericht op VME's tot 19 appartementen.

Syndico is ondersteunende software en treedt zelf niet op als syndicus in de zin van de Belgische wet op mede-eigendom. De wettelijke rol van syndicus of beheerder blijft bij de door de VME aangestelde persoon.

Deze Gebruiksvoorwaarden zijn van toepassing op elke versie van het platform (webapplicatie, e-mailnotificaties, API's), met uitsluiting van eventuele tegenstrijdige voorwaarden van de Klant. Afwijkingen gelden enkel na uitdrukkelijke schriftelijke aanvaarding door Syndico.

3. Proefperiode en aanmaak van een account

Bij het aanmaken van een account krijgt de Klant een gratis proefperiode van 30 dagen. Voor de proefperiode is geen kredietkaart of andere betaalgegevens vereist.

De Klant waarborgt dat de informatie die bij registratie wordt opgegeven correct, volledig en actueel is. De Klant is verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van zijn accountgegevens (e-mail, wachtwoord) en voor alle handelingen die via zijn account gebeuren. Verdachte activiteit meldt de Klant onmiddellijk aan Syndico.

Om het platform betalend te blijven gebruiken na afloop van de proefperiode, dient de Klant een abonnement af te sluiten zoals beschreven in artikel 4. Doet hij dat niet, dan wordt de toegang tot het platform beperkt (read-only op wettelijk verplichte documenten) maar blijft de data bewaard gedurende de in artikel 8 beschreven periode.

4. Abonnement, prijs en betaling

Syndico biedt twee abonnementsformules aan:

• Maandabonnement aan 39 EUR per maand, maandelijks vooraf gefactureerd.
• Jaarabonnement aan 29 EUR per maand (jaarlijks vooraf gefactureerd voor een totaalbedrag van 348 EUR).
• Alle prijzen zijn exclusief eventuele BTW. Voor VME's zonder BTW-plicht (de meeste kleine VME's) is dit het eindbedrag; voor BTW-plichtige afnemers wordt BTW toegevoegd op de factuur.
• Betaling gebeurt via onze betaalpartner Stripe met een geldige betaalmethode (bankdomiciliëring SEPA, kredietkaart of debetkaart).
• Bij niet-betaling op vervaldag blijft het abonnement aanvankelijk actief in een grace period van 14 dagen. Wordt de betaling daarna nog steeds niet uitgevoerd, dan kan Syndico de toegang opschorten conform artikel 7.
• Het abonnement wordt automatisch verlengd voor een opeenvolgende periode (maand of jaar) tenzij de Klant het opzegt conform artikel 6.

5. Prijswijzigingen

Syndico kan de prijzen van toekomstige abonnementsperiodes wijzigen. Syndico brengt de Klant minstens 30 dagen vóór de ingangsdatum van de wijziging op de hoogte via e-mail en, waar mogelijk, een in-app melding. De nieuwe prijs geldt vanaf de eerstvolgende verlenging van het abonnement.

Is de Klant niet akkoord met de prijswijziging, dan heeft hij het recht het abonnement kosteloos op te zeggen vóór de ingangsdatum, met uitwerking op het einde van de lopende periode.

6. Opzegging door de Klant

De Klant kan het abonnement op elk moment opzeggen via het Stripe-klantportaal dat toegankelijk is vanuit het Syndico-dashboard (Instellingen → Abonnement). Opzegging heeft uitwerking op het einde van de lopende abonnementsperiode (maand of jaar): de reeds betaalde periode blijft volledig bruikbaar.

Er is geen pro-rata terugbetaling voor deelperiodes. Reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd, behalve in de gevallen voorzien door dwingend recht.

De Klant blijft verantwoordelijk voor de reeds verschuldigde bedragen tot aan de effectieve einddatum van het abonnement.

7. Beëindiging door Syndico

Syndico kan het abonnement beëindigen of de toegang tot het platform opschorten, in beginsel na voorafgaande kennisgeving per e-mail en een redelijke hersteltermijn, in de volgende gevallen:

• Ernstige of herhaalde inbreuk op deze Gebruiksvoorwaarden die niet binnen de gestelde hersteltermijn wordt rechtgezet.
• Niet-betaling van de verschuldigde abonnementsgelden na het verstrijken van de in artikel 4 voorziene grace period.
• Gebruik dat in strijd is met de wet, dat de integriteit of beschikbaarheid van het platform voor andere klanten in gevaar brengt, of waarmee getracht wordt andere klanten of Syndico schade te berokkenen.
• Faillissement, gerechtelijke reorganisatie of kennelijk onvermogen van de Klant.
• Bij onmiddellijk en ernstig risico (bv. vermoeden van datalek, pogingen tot ongeautoriseerde toegang): preventieve opschorting zonder voorafgaande kennisgeving, met zo snel mogelijk daarna uitleg aan de Klant over reden en vervolgstappen.

8. Gevolgen van beëindiging en data-export

Na opzegging of beëindiging behoudt de Klant gedurende 30 kalenderdagen beperkte toegang tot zijn data in archiefmodus, uitsluitend om een export uit te voeren en om wettelijk verplichte documenten te raadplegen.

Tijdens deze periode kan de beheerder van de VME de volledige VME-data exporteren als gestructureerd JSON-bestand via Instellingen → Data-export. Dat omvat identificatie- en contactgegevens, appartementen, facturen, vergaderingen, documenten (metadata), taken, berichten en rekeningen.

Na het verstrijken van de 30 dagen worden de persoonsgegevens van het account geanonimiseerd of verwijderd conform het Privacybeleid en de Verwerkersovereenkomst. Boekhoudkundige gegevens worden minstens 7 jaar bewaard conform art. III.86 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

De Klant erkent dat het zijn verantwoordelijkheid is om binnen deze exportperiode zijn data veilig te stellen.

9. Beschikbaarheid, onderhoud en support

Syndico streeft naar een hoge beschikbaarheid van het platform maar biedt op het huidige prijspunt geen formele Service Level Agreement (SLA) aan. Wij hanteren een best-effort benadering en bouwen op infrastructuur (Microsoft Azure) met een eigen hoge beschikbaarheid en regelmatige back-ups.

Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd. Noodonderhoud (veiligheidspatches, incidentrespons) kan zonder voorafgaande kennisgeving plaatsvinden wanneer de veiligheid of integriteit van het platform dit vereist.

Support is beschikbaar via e-mail (info@syndico.be). Wij streven naar een eerste antwoord binnen twee werkdagen. Support omvat hulp bij functioneel gebruik, bug-rapportering en accountgerelateerde vragen.

Support omvat uitdrukkelijk geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Voor dergelijke vragen verwijzen wij naar een notaris, advocaat, boekhouder of specialist in mede-eigendom.

10. Aansprakelijkheid

Syndico doet redelijke inspanningen om het platform veilig, stabiel en functioneel te houden, maar kan geen absolute garantie geven op foutloosheid, onderbrekingsvrije werking of geschiktheid voor een bepaald doel. Voor zover wettelijk toegestaan gelden de volgende beperkingen.

• De totale aansprakelijkheid van Syndico, uit welke hoofde ook (contractueel of buitencontractueel), is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakend feit effectief aan Syndico heeft betaald.
• Syndico is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van data (behalve wanneer te wijten aan een grove of opzettelijke fout van Syndico), of reputatieschade.
• De aansprakelijkheid van Syndico blijft volledig in geval van opzet of zware fout, zoals wettelijk voorgeschreven.
• De Klant vrijwaart Syndico tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit content die de Klant op het platform plaatst of uit gebruik van het platform in strijd met deze Gebruiksvoorwaarden.
• Syndico levert geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor de naleving van de Belgische regelgeving rond mede-eigendom, boekhouding en fiscaliteit. Bij twijfel raden wij aan een specialist te consulteren.

11. Intellectuele eigendom

Het Syndico-platform (software, broncode, interface, database-structuur, logo's, documentatie) is beschermd door intellectuele-eigendomsrechten en blijft de exclusieve eigendom van Syndico en/of zijn licentiegevers. Deze Gebruiksvoorwaarden geven de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het platform voor de duur van het abonnement.

De data, documenten en content die de Klant of zijn mede-eigenaars in het platform invoeren, blijven eigendom van de Klant respectievelijk van de betrokkene. Syndico verwerkt deze content uitsluitend conform de Verwerkersovereenkomst en het Privacybeleid om de dienst te leveren.

De Klant verleent Syndico een beperkte licentie om zijn data te verwerken voor zover noodzakelijk om het platform te laten functioneren (weergave, back-up, export, beveiligingsanalyse, detectie van misbruik).

12. Geoorloofd gebruik en verboden gedrag

De Klant verbindt zich ertoe het platform uitsluitend te gebruiken voor het beheer van zijn eigen VME, op een eerlijke en wettelijke manier. De volgende handelingen zijn uitdrukkelijk verboden:

• Het platform of zijn broncode reverse-engineeren, decompileren, disassembleren of een afgeleid werk maken, behalve voor zover dwingend wettelijk toegestaan.
• Geautomatiseerde of abnormale verzoeken uitvoeren (scraping, bots, stress-testing) buiten de officiële API-interfaces om.
• Pogingen doen om toegang te krijgen tot data van andere VME's, accounts of systemen dan waarvoor de Klant geautoriseerd is.
• Uploaden van onwettige, misleidende, lasterlijke, inbreukmakende of schadelijke inhoud (inclusief malware).
• Accounts, credentials of licenties delen met personen buiten de VME.
• Het platform gebruiken op een wijze die de beschikbaarheid of prestaties voor andere klanten in gevaar brengt.
• Gebruik in strijd met embargo's, exportbeperkingen of sanctielijsten.

13. Gevolgen van ongeoorloofd gebruik

Syndico kan bij vermoeden van inbreuk op artikel 12 technische beperkingen opleggen (bijvoorbeeld rate limits, tijdelijke read-only modus) en, waar aangewezen, de toegang opschorten of het abonnement beëindigen conform artikel 7. Syndico behoudt zich het recht voor om aangifte te doen bij de bevoegde autoriteiten in geval van vermoeden van strafbare feiten.

Schade veroorzaakt door de Klant aan Syndico of aan andere klanten als gevolg van dergelijk gebruik kan worden verhaald op de Klant.

14. Vertrouwelijkheid

Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie van de andere partij met de zorgvuldigheid die zij ook aan hun eigen vertrouwelijke informatie besteden, en in ieder geval met een redelijke mate van zorg. Deze verplichting blijft gelden gedurende de looptijd van de overeenkomst en gedurende drie jaar na beëindiging.

De verplichting geldt niet voor informatie die publiek toegankelijk is zonder schending van deze clausule, reeds rechtmatig in het bezit van de ontvangende partij was, onafhankelijk werd ontwikkeld, of waarvoor een wettelijke verplichting tot openbaarmaking bestaat. In dat laatste geval informeert de ontvangende partij de andere partij vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

15. Subverwerkers, privacy en AVG

Voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het platform is het Privacybeleid van toepassing. Voor de verwerking van persoonsgegevens die de Klant in het kader van VME-beheer in het platform invoert — en waarvoor de VME optreedt als verwerkingsverantwoordelijke — is de Verwerkersovereenkomst van toepassing.

Deze documenten beschrijven onder andere welke subverwerkers Syndico inzet (Microsoft Azure, Resend, Stripe, Upstash), welke garanties zijn voorzien voor eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte, en welke rechten de betrokkenen hebben onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

Het Privacybeleid en de Verwerkersovereenkomst maken integraal deel uit van de overeenkomst tussen Syndico en de Klant.

16. Wijzigingen aan deze voorwaarden

Syndico kan deze Gebruiksvoorwaarden wijzigen om rekening te houden met nieuwe functies, wijzigingen in de regelgeving of commerciële aanpassingen. Niet-triviale wijzigingen worden minstens 30 dagen vóór de ingangsdatum meegedeeld per e-mail en via een in-app melding.

De Klant wordt geacht de wijzigingen te hebben aanvaard door het platform te blijven gebruiken na de ingangsdatum. Is de Klant niet akkoord, dan heeft hij het recht het abonnement kosteloos op te zeggen vóór die datum, met uitwerking op het einde van de lopende periode.

Triviale aanpassingen zonder materiële impact op de rechten van de Klant (bijvoorbeeld typografische correcties of verduidelijkingen) kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden doorgevoerd.

17. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen die voortvloeien uit omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder maar niet beperkt tot: stroomuitval, netwerkincidenten bij telecom- of cloudproviders, natuurrampen, oorlogshandelingen, terrorisme, stakingen, pandemieën, of beslissingen van overheden.

In geval van overmacht die langer dan 30 opeenvolgende dagen duurt, kan elke partij de overeenkomst beëindigen zonder verplichting tot schadevergoeding.

18. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze Gebruiksvoorwaarden worden beheerst door en uitgelegd volgens het Belgisch recht, met uitsluiting van regels van internationaal privaatrecht die tot de toepasselijkheid van een ander rechtssysteem zouden leiden.

Geschillen die niet in der minne kunnen worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandstalige rechtbanken te Antwerpen.

19. Diverse bepalingen

Deelbaarheid. Indien een bepaling van deze Gebruiksvoorwaarden door een bevoegde rechter nietig of onafdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. De nietige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk aansluit bij de bedoeling van de oorspronkelijke.

Volledige overeenkomst. Deze Gebruiksvoorwaarden, samen met het Privacybeleid en de Verwerkersovereenkomst, vormen de volledige overeenkomst tussen Syndico en de Klant met betrekking tot het platform. Eerdere afspraken of communicatie die daarmee in strijd zijn, worden door deze overeenkomst vervangen.

Overdracht. De Klant kan zijn rechten en verplichtingen onder deze overeenkomst niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Syndico. Syndico kan zijn rechten en verplichtingen overdragen in het kader van een reorganisatie, fusie of overname, op voorwaarde dat de rechten van de Klant daardoor niet worden verminderd.

Geen verklaring van afstand. Het niet of laattijdig uitoefenen van een recht door Syndico kan niet worden uitgelegd als een verklaring van afstand van dat recht.

20. Contact en kennisgevingen

Vragen, klachten of formele kennisgevingen kunnen gericht worden aan:

• E-mail: info@syndico.be
• Post: Vlaamsekaai 92 bus 3, 2000 Antwerpen, België